To je pro nás zbytečné… aneb růst nebo zakrnět?
Mezi obchodními a výrobními firmami se pohybuji již více než 10 let a zejména v posledních letech se stále více projevují propastné rozdíly v přístupu k pokroku a inovacím.
Jedna skupina jsou ti, kteří fungují tak nějak ze setrvačnosti, zatím se drží „nad vodou”, ale jediným důvodem pro změny jsou „zákazníci, co si vymýšlí”. Řada věcí se tak dělá prostě proto, že se to tak dělá a změny se zavádí, až když významný odběratel pohrozí ukončením pravidelných odběrů, a jen v nejnutnějších mezích.
Daleko zajímavější a inspirativnější jsou ti druzí, ti, kteří se snaží být vždy napřed a někdy až do absurdna automatizovat rutinní a nezajímavou práci. Chápou, že čím více toho svede počítač sám, tím dříve mohou chodit zaměstnanci domů, více se věnovat svým rodinám a chodit do práce s novými nápady - vždyť volný čas a čistá hlava jsou nejlepší z benefitů. Je to vlastně tak trochu další průmyslová revoluce, jak ji známe z hodin dějepisu - nešikovní pracovní dobu prodlužují přesčasy, které nezaplatí, šikovní ji mohou naopak zkracovat.
A jak na to?
Problematika je to samozřejmě složitější, ale pojďme se podívat na pár bodů společných všem.
Sklad
U veškerého na sklad přijímaného zboží je třeba zajistit, že bude označeno čárovými kódy, aby se urychlily a zpřesnily veškeré skladové operace. V tuto chvíli budete mít raději ty dodavatele, kteří jsou o krok napřed a zboží vhodně značí a usnadňují tím práci sobě i svým zákazníkům. Zboží od těch ostatních budete muset polepovat sami. U koho budete objednávat raději? U toho prvního, se kterým máte méně práce, viďte? A co vaši zákazníci, nevidí to podobně?
Expedice
Vše se zrychluje a na každé zboží na internetu najdete desítky dodavatelů. Pokud s jedním dodavatelem nebudete spokojeni, získáte příště stejné zboží za stejnou cenu jinde. Pokud chcete, aby se k vám zákazníci vraceli, nesmíte je zklamat dodáním nekompletní zásilky, chybné velikosti či výmluvami, že sice objednané máte skladem, ale … Pokud budete vše důsledně kontrolovat, nejlépe a nejjednodušeji pomocí mobilních terminálů a čárových kódů, jak při příjmu, tak při výdeji, budete se konečně moci na údaje ve skladovém hospodářství spolehnout. Ocení to zejména zákazníci. Nebo byste se snad rádi vraceli do restaurace, kde vám donesli studenou svíčkovou místo oblíbeného guláše?
Fakturace
V mnoha firmách je zaběhlý způsob vybavování objednávek tak, že armáda fakturantů v kanceláři připravuje faktury, se kterými skladníci následně běhají po skladu, propiskou zatrhávají, co už připravili. Naši skladníci jsou dokonalí, takže sice zboží nikdy nespletou, ale občas něco nenajdou (Kam to zase ten Franta dal?), pak tedy běží zpět na fakturační, aby to z faktury smazala a nějak vysvětlila zákazníkovi. Jenže ta si zrovna odskočila, tak ji to nechají na lístečku, ona to pak udělá…. Po většinu roku to takto jde, ale v sezóně je to zmatek nad zmatek.
Co to zkusit jinak? Jakmile přijde objednávka, pokud je vše skladem, vytiskne se automaticky ve skladu na tiskárně, zboží je seřazeno podle umístění ve skladu, takže lze posbírat na jeden průchod, nejbližší skladník ji vezme, pomocí mobilního terminálu odkontroluje a na závěr kontroly uvede, kolik balíků zabalil. Automaticky se vystavuje a tiskne faktura, tisknou se štítky pro přepravce. Pokud se kontrola nezdařila a něco chybělo, okamžitě se to dozví ti, kteří to řeší dále, důležité však je, že se nemusí opravovat daňové doklady.
Cashflow a upomínky
Zákazníci s horší platební morálkou se najdou v každém odvětví, této agendě se tedy nevyhne nikdo. Přitom lze celý proces téměř stoprocentně automatizovat. Každá vystavená faktura se zároveň e-mailem odesílá zákazníkovi, v den splatnosti se nenásilnou formou zašle opět spolu s přátelskou připomínkou, a pokud nezabere ani toto, zašlou se automaticky další tři upomínky „oficiálnější a výhružnější” a čtvrtý e-mail jde již právní kanceláři zajišťující pro vás vymáhání pohledávek. Automaticky.
Po nasazení je neomylně vidět výrazný pokles pohledávek po splatnosti, větší finanční rezerva na vlastních účtech a pokles výmluv zákazníků. Nutno vzít v potaz i to, že mezi zákazníky je řada těch méně pořádkumilovných a na tom, že vaši fakturu budou mít po ruce ve chvíli nálady na placení, můžete jen vydělat.
Obchodní zástupci a motivace
Firemní data jsou to nejcennější a lze z nich získávat další a další cenné informace. Každodenní „přehled” o měsíčním obratu, zisku, provizi daného zástupce a pořadí v pomyslném žebříčku mezi zástupci je nejlepším motivačním nástrojem. A skutečně funguje.
Opravdu je to realita
Veškerá automatizace tak, jak jsem ji popsal, je inspirována našimi reálnými instalacemi u zákazníků. Není to o velikosti - malý živnostník, který pracuje sám, i společnost se stamiliónovými obraty mají mnoho společného - oba mají řadu činností, které zdržují, ale jsou nutné a lze je automatizovat.
Věnovali jsme proto nemalé úsilí, abychom vyvinuli spolehlivé a účinné řešení, jehož cílem je firmám s výše uvedenými problémy pomoci prostřednictvím jednoduše ovladatelných funkcí, které jsou formou nadstaveb určených primárně pro ekonomický systém Pohoda. Nabízíme a poskytujeme ale i poradenství uživatelům jiných řešení.
Záviš Jirásek, IT FutuRe
489
