Pracovníky je nutné registrovat ještě před nástupem
Od července nabyla účinnosti další ustanovení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů, která mění podmínky pro registraci zaměstnanců i samotných zaměstnavatelů. Cílem právní úpravy je omezit nelegální práci, zvýšit transparentnost pracovního trhu, a zajistit férové podmínky pro poctivé zaměstnavatele.
Zásadní změnou je výrazně kratší lhůta pro registraci nových zaměstnanců, které má zaměstnavatel nově povinnost zaevidovat ještě předtím, než nastoupí. Zatímco dříve měli zaměstnavatelé na nahlášení zaměstnance České správě sociálního zabezpečení osm dnů ode dne jeho nástupu, nově je nutné přihlásit do evidence naopak v předstihu – a to nejdříve osm kalendářních dnů přede dnem nástupu do zaměstnání, ale nejpozději před okamžikem jejich nástupu k výkonu práce. To se týká jak zaměstnanců na hlavní pracovní poměr, tak na dohodu. Dosud se tato povinnost vztahovala pouze na zahraniční pracovníky, nově však platí pro všechny bez rozdílu.
Zaměstnavatel, který zaměstnance v nové lhůtě v systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) nezaeviduje, umožní výkon nehlášené práce, který je od července 2026 považován za přestupek s možnou pokutou až tři miliony Kč.
Dvě možnosti registrace
Zaměstnavatelé si mohou vybrat ze dvou možností, jak zaměstnance do evidence přihlásit. A to buď jedním úkonem před okamžikem jejich nástupu k výkonu práce (plné přihlášení do evidence zaměstnanců), nebo ve dvou na sebe navazujících úkonech, kdy alespoň první úkon musí učinit před okamžikem nástupu zaměstnance k výkonu práce (částečné přihlášení do evidence zaměstnanců s následným dohlášením, tzv. předregistrace).
Při částečném přihlášení zaměstnance je možné nahlásit předem pouze vybrané základní údaje pracovníka (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství, předpokládaný den nástupu do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele) a další požadované údaje doplnit do osmi kalendářních dnů ode dne nástupu zaměstnance. Teprve tím je formálně dokončen proces přihlášení pracovníka do evidence zaměstnanců, avšak materiálně je přihlášen již na základě částečného přihlášení. To však nelze využít u zahraničních zaměstnanců, u nichž je nutné oznámit ještě před jejich nástupem k výkonu práce plný rozsah údajů potřebných pro jejich přihlášení do evidence.
Jak u plného, tak i u částečného přihlášení platí, že pokud pracovník nakonec nenastoupí, musí zaměstnavatel oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, a nejpozději do osmi dnů ode dne předpokládaného nástupu provést storno. Pokud to v daném termínu neudělá, může následovat sankce až 20 tisíc Kč, stejně jako v případě, že do osmi dnů od nástupu zaměstnance do práce nedoplní částečné přihlášení na plné.
Změny se týkají i firem a mzdových účtáren
Od července se také změnily lhůty pro registraci zaměstnavatelů a jejich mzdových účtáren. Zaměstnavatel musí nově sebe nebo svoji mzdovou účtárnu přihlásit do evidence zaměstnavatelů nejpozději dva pracovní dny před přihlášením zaměstnance do evidence zaměstnanců, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem. Tato lhůta je potřebná pro ČSSZ k zavedení údajů do databáze a přidělení/odeslání variabilního symbolu.
Každou mzdovou účtárnu je nutné registrovat včetně okruhu zaměstnanců, pro něž účtárna vede evidenci mezd nebo platů. Při zřízení mzdové účtárny až po podání přihlášky do evidence zaměstnavatelů je třeba ji přihlásit do osmi dnů ode dne jejího zřízení, obdobně jako při jejím zrušení. Ve stejné lhůtě hlásí zaměstnavatel nadále i případně změny v registru zaměstnavatelů.
Tomáš Machovský
Foto: Shutterstock
12
