Mezery v procesech workflow snižují produktivitu ERP

Pokud ERP nezachytí všechny pracovní postupy procesů, vznikají mezery snižující produktivitu systému, konstatuje Ken Fischer ze společnosti Atigro.
Mezery v procesech pracovních postupů podnikového softwaru nejsou ničím novým. Vynucují si manuální řešení, která vedou k duplicitnímu úsilí, zbytečné práci, ručnímu zadávání dat a dalším formám plýtvání. Výzkum analytické společnosti International Data Corporation (IDC) ukazuje, že firmy kvůli těmto neefektivitám každoročně ztrácejí ekvivalent 20–30 % svých příjmů. Podle zprávy McKinsey Global Institute tráví zaměstnanci téměř 20 % svého času vyhledáváním a shromažďováním informací, což je „zabiják“ produktivity.
Počet i rozsah mezer v procesech elektronických pracovních postupů stále rostou. Pramení ze zdánlivě jednorázových problémů, často označovaných jako okrajové případy, což je problém nebo situace vyskytující se mimo plánované procesy ERP. Mezera v procesu elektronického workflow vzniká, protože informace o aktivitách souvisejících s okrajovým případem nemůže ERP zaznamenat, i když mohou být uloženy v lokální aplikaci, tabulce nebo databázi. To znamená, že podnik nemá centrální přístup ke všem svým datům a nemůže získat přesné centrální zprávy o ukazatelích produktivity, času nebo dokonce příjmů, což znemožňuje porovnání často důležitých informací v rámci podniku.

Věci, které ERP často záměrně ignorují
Efektivním řešením je transformace podnikového softwaru pomocí tzv. AI augmentace (rozšíření). Lze ji aplikovat na jakoukoli podnikovou softwarovou platformu, k jejímž datům lze přistupovat přímo nebo prostřednictvím API. Hlavními kandidáty jsou ERP systémy kvůli své všudypřítomnosti i velkému počtu mezer v procesu workflow, které neřeší již ze své podstaty (protože jsou vyvíjeny tak, aby splňovaly potřeby celého podniku), takže je často záměrně ignorují.
Během plánování se obvykle alokují zdroje na 20 % úsilí k řešení 80 % problémů. Zřídka je k dispozici plných 100 % úsilí k implementaci řešení pro každý případ užití v podniku. Po nasazení systému časová, talentová a rozpočtová omezení obvykle odsunou závažné případy na vedlejší kolej, což negativně ovlivňuje schopnost společnosti přizpůsobit se budoucím změnám na trhu. Podnik se navíc neustále vyvíjí mnohem rychleji než aktualizace ERP systému, což stále zvyšuje počet závažných případů a následných mezer v pracovních postupech.
Obvykle jsou složité a vyžadují, aby zaměstnanci určili a implementovali časově náročná řešení k jejich řešení. V důsledku toho jsou oddělení zahlcena, protože musí tyto případy řešit pomocí tabulek, vedlejších aplikací, lokálních databází, úprav nebo dokonce pera a papíru. Pokud se objeví mezera v pracovním postupu, nejenže dojde ke ztrátě produktivity, ale ERP ji ze své podstaty ani přesně nezachytí, protože podnikové softwarové platformy jsou ze své podstaty nepružné (tyto mezery se nedají snadno uzavřít). ERP systémy nejsou navrženy, aby řešily nové mezery v pracovních postupech, protože musí splňovat obchodní pravidla a bezpečnostní požadavky a jsou tak nutně rigidní, tím může být řešení mezer v pracovních postupech z platformy ERP tak časově náročné, že v době, kdy je problém vyřešen, se objeví tucet dalších. 
Tato skutečnost brání přesnému měření produktivity i určení skutečných problémů, které ji způsobují. Ještě horší je, že v podniku se šíří necentralizovaná, nezřídka nereportovatelná data, často bez bezpečnostních protokolů, dokumentace, a dokonce i povědomí IT oddělení o existenci těchto informací. To přináší řadu možných negativních důsledků. Znamená to mj. také, že se data ztrácejí nebo jsou nedostatečně vykazována.
Náprava těchto problémů vyžaduje dvě věci: analýzu pracovního postupu a změnu softwaru ERP. Samotná analýza pracovního postupu není malý úkol. Většina společností před investicí do podnikové softwarové platformy, jako je ERP, podstoupí nějakou formu analýzy, což je rozumná investice, která se vyplatí. Podniky však fungují v dynamickém prostředí a po instalaci ERP dochází v pracovním postupu k mezerám, jejichž počet v procesech workflow den ode dne roste, a to i přesto, že dříve zjištěné mezery byly řešeny analýzou workflow a integrací nové ERP platformy. To, co bylo dříve považováno za ojedinělé případy způsobující mezery v podnikových datech, se často stává součástí „běžných“ obchodních workflow.
Mezery v pracovních postupech vznikají v negativních i pozitivních scénářích. Tyto neočekávané problémy mohou vzniknout v celé řadě operací (zákaznický servis, výroba, správa aktiv, fakturace, řízení dodavatelského řetězce, nákup), ale také z obchodních příležitostí, které plynou ze vstupu na nové trhy, získávání zákazníků a obchodních partnerství.

Využití AI k odstranění mezer v postupech ERP
Při správném provedení mohou systémy AI, které rozšiřují nové nebo starší ERP systémy, oživit jejich aktiva a efektivně řešit mezery v pracovních postupech. Systém AI navíc může zajistit, aby nová data mohla být propojena se staršími, aby byla udržována dokumentace a vše splňovalo obchodní i bezpečnostní pravidla. Síla rychlého řešení mezer v pracovních postupech ERP spočívá v poskytování jednotného, flexibilního rozhraní s přidanou možností ukládání dat takovým způsobem, že systém AI je může kombinovat s daty ERP a vytvářet tak bezproblémové reportování nákladů, výdajů, času a tím i produktivity. 
Náklady a rychlost přidání tohoto flexibilního rozhraní do ERP jsou ve srovnání s individuálními úpravami v rámci ERP pro jednotlivé případy mnohem snáze racionalizovatelné.
Systémy AI lze konfigurovat a aktualizovat tak, aby rozšiřovaly starší implementace ERP, což usnadní koncovým uživatelům provoz a integruje nové datové sady s centrálním úložištěm dat pro reportování, a zároveň zachovává věrnost všem obchodním a bezpečnostním pravidlům a zásadám řízení podniku i podnikových softwarových systémů.
Rozšíření ERP pomocí AI může umožnit flexibilnější pracovní postupy než u starších či nedávno pořízených ERP platforem, protože všechny pracovní postupy musí být předem pečlivě testovány a plánovány. Sítě AI se stávají uživatelským rozhraním a jsou dostatečně flexibilní, aby je bylo možné podle potřeby rychle překonfigurovat, a pracovní postupy probíhaly na základě logických obchodních pravidel, která lze snadno aktualizovat.
Mezery v procesech pracovních postupů se exponenciálně rozrůstají a pokud nejsou kontrolovány, budou bránit přesnému sledování, analýze, reportování i provozu obchodních aktivit. Využití sítí AI jako uživatelského rozhraní umožňuje lepší sběr a správu dat a zároveň rychlé přizpůsobování a přidávání nových pracovních postupů, které jsou promptně přizpůsobeny řešení nových kritických případů. 
Pomocí transformace ERP platforem se zapojením AI mohou podniky a organizace zvýšit provozní efektivitu, sledování a reportování a zároveň zachovat bezpečnost.

Tomáš Machovský
Foto: Shutterstock, Ripen Apps

Publikováno: 13. 1. 2026 | Počet zobrazení: 233 48