Řízení malých a středních firem s pomocí ERP systémů
Podnikové informační systémy ERP mají význam především ve velkých a středních firmách, což je dáno jejich robustností, komplexností a s tím spojenými vyššími finančními nároky na pořízení a další udržování. To ale neznamená, že malé firmy se nemohou zařadit mezi uživatele těchto systémů.
Jen bude třeba pro tyto firmy zvolit například jiný způsob financování produktu tak, aby firmu přechodem na nový systém příliš nezatížil a aby se pro ně nestal likvidační. Mohlo by se jednat o pronájem licencí, možnost splátkování, odložení platby apod. Bude třeba k těmto firmám přistupovat citlivě a s dostatkem zkušeností, podmínkou bude kvalitní zpracování předimplementační přípravy, ta je důležitá pro stanovení vhodného postupu při nasazení systému, ale také z důvodu, aby již v průběhu předimplementace uživatel věděl, jaká bude pro něj „skutečně“ konečná cena. Finanční náklady spojené se zpracováním tohoto dokumentu by mohla nést dodavatelská firma. Ta je důležitá pro stanovení vhodné verze dodávaného řešení, jeho úpravě, dále pak strategie samotného nasazení ERP. Dodavatelé informačních systémů ERP také na základě zkušeností z různých průmyslových odvětví vytvořili upravené verze svých systémů, označované jako vertikální řešení.
ERP systémy bývají často vnímány jako informační systémy, které v sobě integrují a automatizují velké množství procesů souvisejících s produkčními činnostmi podniku. Typicky se jedná o výrobu, logistiku, distribuci, správu majetku, prodej, fakturaci, účetnictví a dále pak CRM, workflow a další inteligentní nástroje. Díky tomu se právě malé firmy domnívají, že nejsou určené pro ně.
Nicméně i v malých společnostech je malý management, který pro řízení malé společnosti potřebuje stejně kvalitní informace, jako management společnosti velké. Naštěstí ERP systémy nabízí řadu možností, od těch nejjednodušších, které ERP systémy poskytují bez nutnosti dalších výdajů, až po ty sofistikované, které vyžadují vstupní analýzu, nutnost připravit prostředí a výstupy, což bývá spojeno s finančními náklady.
Velikost firmy ale není dána počtem zaměstnanců a proto by také počet zaměstnanců neměl být vodítkem pro hledání potenciálních nových uživatelů. ERP systém bude přínosem pro společnost, která se rozhodne nahradit stávající tabulkový systém, nebo systém drobných aplikací vzájemně propojených, neposkytující ale pružnost v získávání dat a neposkytující požadovanou bezpečnost dat.
Požadavky na ERP systém jsou jistě rozdílné v závislosti na pozici ve firmě
Manažer firmy potřebuje ekonomický systém, který zvládá víc než jen účetnictví, je ucelený a ne složený z roztříštěných aplikací, nebo souborů word a excel. Jen tak bude možné firmu efektivně spravovat a umožnit jí růst. Pokud je například potřeba ve firmě schválit dokument, nemusí být odpovědný pracovník nutně přítomen přímo ve firmě a schválení podepsat. U systému musí být předpoklad vývoje podle vzrůstajících potřeb.
IT pracovník preferuje bezpečný systém, který zaznamenává všechny změny v databázi. Jednoduše pak lze zjistit, kdo a kdy údaje zobrazil, změnil, nebo smazal. Snadnou instalaci softwaru nejlépe pomocí klasického průvodce. Zálohování a obnovení dat musí být jednoduché, ucelené, bez nutnosti provádět více kroků. Obnovení provozu po kolizi serveru musí být v případě záložního serveru proveditelné během krátkého času. V obtížně zvládnutelné situaci je důležité, aby byly dostupné služby konzultantů.
Účetní firmy pokládá za důležité zvládnutí základních operací za krátkou dobu. Systém musí obsahovat jednoduché nástroje na snadné nalezení požadovaných záznamů. Schvalování transakcí musí probíhat pohodlně pouhým kliknutím myši.
Za předpokladu, že je ERP systém správně implementován, přináší řadu výhod:
- zefektivnění a zrychlení ekonomických procesů
- centralizaci dat a snížení chyb, což v konečném důsledku vede ke snížení nákladů
- dlouhodobé úspory v investicích do informačních systémů a hardware
- zvýšení bezpečnosti
- rychlejší výstupy pro vedení firmy
- podpora pro vedení účetnictví podle mezinárodních standardů
- navíc zvyšuje flexibilitu, takže i konkurenceschopnost.
Přechod z účetního softwaru na ERP systém je správnou cestou ke změně z malé firmy na firmu střední
Pokud jako měřítko menší společnosti vezmeme finanční možnosti, které společnost má na implementaci nového systému, pak je zřejmé, že pravděpodobně nebude moci ve větší míře realizovat uživatelské úpravy, sloužící k přizpůsobení systému zaběhlým potřebám společnosti. Je tedy důležité, aby taková společnost přistupovala k výběru systému zodpovědně a to s důrazem na skutečnost, že systém, pokud možno, zcela pokrývá potřeby. Ve zbývajících oblastech pak zákazník musí přizpůsobit procesy firmy řešením, které nabízí zvolený ERP systém.
Podnikový informační systém ERP, který se chce prosadit i na poli menších firem, musí nabízet kromě základních modulů, nabízejících i mnohem levnější softwary, také prostředky, tvořící výstupy pro snadné rozhodování vedoucích pracovníků. Musí nabízet rozšířenou podporu pro uživatele ve formě kvalitního hotline, možnost pomoci ať už na místě u uživatele, tak i vzdáleně, což s sebou nese úsporu prostředků.
Karel Prchal, konzultant společnosti JKR, která je dodavatele podnikových informačních systémů Byznys ERP
633
