Bude přechod na elektronické faktury impulsem i pro české firmy?
Zrovnoprávnění elektronické faktury s papírovou podobou, nové formulace pro výklad a zásadní změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování dokladů. Takové úpravy přináší novela zákona o DPH, která má s účinností od 1. ledna 2013 harmonizovat tuto oblast s evropskou směrnicí 2010/45/EU. O tom, jak ke změnám ve způsobu fakturace přistupovat, aby vše proběhlo v souladu s českým legislativním rámcem, diskutovali v závěru loňského roku zástupci firem a řetězců v rámci odborných seminářů Orion Days.
Rovnoprávnost papírové a elektronické faktury od ledna 2013
Novela měnicí zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, která vstoupila v platnost od počátku letošního roku, je výsledkem závazku ČR harmonizovat k tomuto datu naší legislativu se směrnicí EU o elektronické fakturaci. Přináší, kromě řady opatření proti daňovým únikům, zásadní změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování dokladů, nové pojmy a obecněji formulované postupy. V oblasti elektronických dokumentů také sladila pojmy se společnou novelou zákona o elektronickém podpisu (č. 227/2000 Sb.) a zákona o archivnictví (č. 499/2004 Sb.), platných od července loňského roku, které dávají právní podklad pro archivaci elektronických originálů dokumentů.
Novela urychlí přechod podnikatelů k elektronickým fakturám
Zavedení principu rovného zacházení s elektronickým a listinným dokladem bude pro mnoho firem znamenat impuls pro opuštění papírové formy fakturace, začnou se nutně měnit dosavadní návyky při práci s doklady. Pro firmy, které již s elektronickými fakturami v souladu s dnes platnou legislativou pracují, se ale v praxi zjevně nic revolučního nestane.“ říká Petr Ondrášek, zástupce předního poskytovatele služeb elektronické fakturace CCV Informační systémy a zástupce ICT Unie v Národním mnohostranném fóru pro elektronickou fakturaci při Hospodářské komoře.
Novela zavádí nové pojmy jako auditní stopa či kontrolní mechanismus a stanovuje povinnost, aby faktury přesně zachycovaly skutečná dodání zboží či poskytnutí služeb. Proto vyžaduje, aby byly zajištěny tři vlastnosti každého daňového dokladu: věrohodnost původu faktur, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost, a to od okamžiku vystavení až do konce doby uchování. U plátců DPH je zákonem požadovaných nejméně 10 let.
Od šanonů k důvěryhodné elektronické archivaci
Tyto požadavky budou mít dopad na listinnou archivaci, kde zajištění všech tří vlastností po tak dlouhé období může být náročnější než u elektronické formy. Udržením integrity a autenticity elektronického dokumentu pomoci nástrojů jako elektronický podpis a časové razítko lze také systémově lépe vyjít vstříc zákonnému požadavku zajištění spolehlivé auditní stopy v čase, bez nutnosti širokého vzájemného odkazování a párování jako tomu může být typicky v případě papírových dokladů a s tím související průkazností uskutečněného daňového plnění (omezení možnosti podvrhu dokladu např. odkazováním na objednávku, dodací list, výpis z účtu apod.).
Elektronizace faktur a dalších dokladů a požadavky na věrohodnost, neporušenost a čitelnost v celé zákonné lhůtě tak povedou přirozeným způsobem k využívání důvěryhodných způsobů elektronické archivace. To může představovat určité úskalí, neboť dle vyjádření Barbory Procházkové z advokátní kanceláře Central European Advisory Group. „v ČR neexistuje doposud žádná státem garantovaná akreditace, atest systémů pro nakládání a archivaci elektronických dokumentů“. Proto doporučuje využívat pouze služeb auditem a referencemi prověřených poskytovatelů, kteří zajistí soulad s právními předpisy a standardy pro bezpečné uchování dokladů po celou zákonnou lhůtu.
Přínosy jsou v přenosu strukturovaných dat mezi partnery
Zmíněná novela zákona o DPH, která harmonizuje českou právní úpravu se směrnicí EU o elektronické fakturaci, může být startovní čarou pro mnohamiliardové úspory. Elektronická fakturace totiž umožňuje nejen kratší platební lhůty, nižší chybovost, náklady na tisk či poštovné, ale přináší i zcela zásadní časové úspory, pokud jsou faktury zasílány ve strukturovaném formátu tak, aby mohly být automatizovaně načteny do informačního systému protistrany.
V ČR jde o formáty jako XML, EDIFACT, XML EDI nebo ISDOC, přičemž jejich využití je až na výjimky velice malé a ani v segmentu firem s více než 10 zaměstnanci nedosahuje podílu 10 %. Podle Mnohostranného evropského fóra pro e-fakturaci při EK lze přechodem na elektronickou fakturaci očekávat v rámci EU úspory až 240 mld. EUR zejména podporou přijetí standardního modelu údajů pro elektronickou fakturaci napříč EU, obdobně jako je v současnosti využíváno v průmyslové praxi v případě mezinárodních oborových subsetů standardů EDI (Electronic Data Interchange). Výrazných úspor se podle Petra Ondráška můžeme dočkat i u nás: „V ČR odhadujeme pro příštích 6 let, s ohledem na nízké využití formátů umožňujících strukturovanou výměnu dat na faktuře, celkové úspory ve výši kolem 23 mld. Kč.“
Přínos e-fakturace pro ekonomiku není ani tak v samotné elektronizaci faktur do statických formátů, jako spíše umožnění automatizovaného přenosu strukturovaných dat bez nutnosti přepisování do informačních systémů, a to s využitím otevřených ekosystémů pro zajištění vzájemné interoperability.
791
