Na digitalizaci dokumentů se připravuje minimum firem
Jak vyplývá ze studie IDC, jen málo evropských firem, zhruba třetina, se připravuje na aktivnější využití digitálních technologií s chytrými multifunkčními tiskárnami prostřednictvím mobilních zařízení.
Studie IDC vytvořená z iniciativy společnosti Oki už v roce 2013 zjistila, že třetina evropských společností umožňovala svým zaměstnancům používat soukromé chytré telefony, notebooky a tablety, tzv. koncept Boyd. V roce 2018 bude v Evropě podle analytiků IDC až 75 % pracovních sil využívat mobilní technologie, které budou vyžadovat možnost rychlého a bezpečného přístupu a zpracování informací. Firmy musí umožňovat zaměstnancům přístup, aby mohli zachovávat efektivní pracovní postupy prostřednictvím mobilních tiskových aplikací a bezpečného přístupu k datům, ale zároveň potřebuje mít kontrolu nad tím, jak lidé pracují ze svých vlastních i služebních mobilních zařízení a chránit duševní vlastnictví a citlivá data firmy tím, že umožní bezpečný tisk z mobilních zařízení.
Aby firmy mohly dále zvyšovat svou produktivitu, budou vyžadovat i digitalizaci dokumentů šetřící prostor a čas. Chytré multifunkční tiskárny, které poskytují nákladově a časově úsporná řešení pracovních postupů, umožňující zároveň mobilitu, se mění v nástroj digitální transformace. Tato zařízení kombinují sofistikovaný software s pokročilými technologiemi, které podnikům zajišťují volnost a flexibilitu při tisku přímo z mobilních zařízení. Vestavěné nástroje poskytují řadu funkcí, které zlepšují způsoby zpracování a hlavně správy firemních dokumentů.
V současnosti využívá většina firem ve své praxi kombinaci papírových a digitálních dokumentů. Třetina podniků se ale v budoucnosti chystá na aktivnější využití digitálních technologií - chtějí digitalizovat dokumenty a omezit jejich fyzické skladování v nákladných kancelářských prostorech. V tomto ohledu je jednou z klíčových výhod automatizace firemních procesů schopnost archivovat dokumenty na jednom místě. Pokud mají uživatelé přístup ke skenerům (které jsou dnes už běžnou součástí multifunkčních tiskáren), mohou digitalizovat informace tak, aby v nich bylo možno vyhledávat a skenovat přímo do určeného umístění. Právě schopnost skenovat přímo do e-mailu či do konkrétní složky, která se může nacházet na síti nebo v cloudu, a tam dokumenty dále využívat či archivovat, patří podle IDC mezi klíčové prvky, které chytré multifunkční tiskárny mohou poskytnout firmám s potřebou digitalizace dokumentů.
Nejrůznější formáty dokumentů lze také skenovat do výstupních souborů standardu PDF nebo PDF/A, přičemž standard PDF/A splňuje požadavky pro dlouhodobou digitální archivaci.
„Přístup BYOD se změnil z trendu na podnikovou realitu. Chytré multifunkční tiskárny, které vznikly jako přímá reakce na tržní poptávku po digitalizaci a plynulém zpracování dokumentů, přispívají k racionalizaci a zjednodušení distribuce a správy dokumentů i k podpoře mobility pracovní síly. Ukazují budoucnost kanceláří s menším množstvím archivů a s rozsáhlejší digitalizací dokumentů,“ říká Terry Kawashima, ředitel Oki Europe.
417
