Schunk

Právní jistota digitálních dokumentů v čase

Společnost Software602 na trh uvádí pozoruhodnou novinku v podobě služby Long-Term Docs, která zajišťuje skutečně bezpečnou archivaci dokumentů a jejich čitelnost i po letech. Důležité digitální dokumenty či doklady tak bude možné v budoucnu bez problémů uplatnit např. v důkazním řízení.

 

V kostce řečeno, Long-Term Docs je unikátní služba, která dokumenty jednoduchým způsobem připravuje pro dlouhodobou archivaci, což se uplatní zejména v případech, kdy je tato povinnost vyžadována zákonem. A i když jde o službu placenou, cena je nastavena rozhodně jako výrazně motivační: 1 - 2 Kč za dokument po celou dobu jeho uložení.

Od datových schránek k “věčným dokumentům”
“Na projektu jsme začali pracovat už v roce 2010 v návaznosti na datové schránky. Současně jsme pracovali na zajištění dlouhodobé čitelnosti ve formátu PDF/A, aby třeba i po 30 letech bylo možné v jakémkoli standardním operačním systému číst dokumenty”, říká ředitel Software602 Richard Kaucký.
Zúročily se zkušenosti z práce s časovými razítky a ověřováním certifikačních autorit - bylo potřeba zajistit nejen čitelnost jako takovou, ale i ověřitelnost v čase - po dlouhém úsilí se podařilo sloučit všechny potřební atributy do jediné složky a postupně vše sjednotit pod jednou službou nazvanou Long-Term Docs. Ta je samozřejmě určena nejen pro český a slovenský trh, vztahuje se na elektronické dokumenty platné kdekoli v EU, takže v případě sporu je možné kdykoli prokázat pravost dokumentu - např. to, že v daném čase existovala určitá webová stránka a byl na ní umístěn určitý obsah, kdy a kdo dokument podepsal apod.
Služba Long-Term Docs je unikátní mj. tím, že dokument při zabezpečení neopouští své úložiště. Je poskytována v bezpečném cloudu T-Systems a pracuje pouze s metadaty, tedy s údaji o tom, která certifikační autorita vystavila certifikát použitý k podpisu, termínu vypršení certifikátu, s kontrolním hashem apod. Z žádného z těchto údajů není možné zjistit obsah uloženého dokumentu, což umožňuje dodržet nejvyšší úroveň bezpečnosti.
Fyzický dokument leží standardně v úložištích, které uživatel běžně používá, takže jednoduše stačí ukládat dokumenty do vymezeného úložiště, vše ostatní je automatizováno. Klienti Long-Term Docs tak mohou zabezpečené dokumenty ponechat buď ve svém úložišti nebo v komerčních cloudových službách (Microsoft Office 365, Google Drive apod.).

Přeshraniční verifikace
„Direktiva, kterou již schválila Evropská komise, jednoznačně říká, že žádný úřad v žádné zemi EU nesmí odmítnout dokument jen proto, že má elektronickou podobu, a říká také, že elektronické dokumenty mají v důkazním řízení stejnou váhu jako listinné. To je zásada, kterou už fakticky najdeme v české legislativě,“ konstatuje senior konzultant společnosti Software602 Martin Vondrouš. „Důležité je také to, že existují normy, které naprosto přesně popisují, jak má být takový dokument připraven k dlouhodobé archivaci a jak má být o něj pečováno. Díky službě Long-Term Docs mohou mít uživatelé jistotu plného souladu s legislativou, aniž by museli cokoliv měnit. Dokážeme se jim o dokumenty postarat tam, kde je mají uloženy.“
Dalším unikátním rysem je schopnost pečovat o dokumenty s elektronickými podpisy od všech kvalifikovaných certifikačních autorit v zemích EU. Novinka využívá služeb serveru SecuStamp.eu, který ověřuje certifikáty více jak 160 akreditovaných certifikačních autorit v EU, poskytuje kvalifikovaná časová razítka a další služby související s oblastí tzv. Long Term Validation (LTV).
Kromě běžných dokumentů je možné zpracovat i obrázky nebo videozáznamy, doklady (data) z informačních systémů apod.

Vždy po ruce
Ve své současné podobě je služba LTD vhodná hlavně pro větší organizace pečující o své dokumenty. Ještě letos by měla být uvedena cloudová verze, vhodná i pro menší zákazníky a postupně budou přibývat i další užitečná rozšíření a aplikace. Připravuje se např. aplikace pro daňové přiznání, která bude fungovat i na tabletech. “Místo toho, aby člověk strkal účtenky, nebo záruční listy a další požadované daňové doklady do šanonů nebo do krabice od bot pro případné další dokladování, může je ukládat do Googlu. Čitelné a právně platné dokumenty ošetřené LTD je možné otevřít a plně využívat z kteréhokoli mobilního zařízení”, shrnuje stručně a výstižně princip služby a její výhody Richard Kaucký.

 

 
Publikováno: 12. 5. 2014 | Počet zobrazení: 1115 článek mě zaujal 242
Zaujal Vás tento článek?
Ano